14 – Miten yritys voi osallistua julkisiin hankintoihin? Miten voittaa kilpailutukset julkisissa hankinnoissa, haastattelussa Tomi Väätäinen

Miten yritys voi osallistua julkisiin hankintoihin Miten voittaa kilpailutukset julkisissa hankinnoissa, haastattelussa Tomi Väätäinen
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin


Kuuntele jakso tästä:

Haluatko löytää yrityksellesi uuden tulonlähteen, niin julkiset hankinnat ovat yksi hyvä vaihtoehto. Tässä Bisnes Kasvuun haastattelussa Tomi Väätäinen kertoo parhaimmat vinkit miten päästä mukaan julkisiin hankintoihin.

Podcastissa käydään mm. läpi:

  • Miksi yrityksen kannattaa käydä kauppaa julkisen sektorin kanssa?
  • Minkälaiset yritykset voivat osallistua julkisiin hankintoihin?
  • Minkälaisia kriteereitä julkisiin hankintoihin osallistuvalla yrityksellä on?
  • Mitä ottaa huomioon tarjousvaiheessa?
  • Suurimmat virheet mitä tarjouksen jättämisessä voi tehdä?
  • Millä kriteereillä voittaja ratkaistaan kilpailutuksessa?
  • Miten parantaa yrityksen mahdollisuuksia voittaa kilpailutuksessa?
  • Jos yritys lähtisi ihan nollista osallistumaan ensimmäiseen julkiseen hankintaan, niin mitä kannattaisi tehdä ja missä järjestyksessä?
  • Tomin suosittelemat kirjat/kurssit aiheeseen liittyen?

Podcastissa mainitut resurssit löydät tästä:

Tomin kotisivut: www.saless.fi

Hilma: www.hankintailmoitukset.fi

Pienhankintapalvelu: www.pienhankintapalvelu.fi

Tekstiversio

(Tämän tekstiversion on toteuttanut suomalainen litterointiin erikoistunut yritys Spoken)

Aki: Morjes. Tervetuloa podcastiin. Tänään jutellaan julkisista hankinnoista ja miten voi menestyä tarjouskilpailuissa. Minulla on vieraana Tomi Väätäinen, jolla on toistakymmentä vuotta kokemusta julkisista hankinnoista. Tervetuloa mukaan, Tomi. Kerrotko alkuun, kuka olet ja miten olet päätynyt julkisten hankintojen pariin?

Tomi: Nimi tulikin esiin, eli Väätäisen Tomi. Tällä hetkellä päätyöni on tekoälyn puolella, eli myyn puheentunnistuspalveluja. Tuskin on yllätys, että myyn niitä pääosin julkiselle sektorille tällä hetkellä. Oma toiveeni on, että saadaan mukaan lisää yrityksiä tarjoamaan tuonne julkiselle puolelle. Olen päätynyt julkisten hankintojen pariin rehellisesti sattuman kautta. Menin itse asiassa työharjoitteluun yhteen firmaan, ja siellä sain ensi kosketuksen tähän maailmaan. En tosiaan tiennyt näistä yhtään mitään siinä vaiheessa, kun sinne menin, mutta rohkeasti pää edellä. Nyt sitten vettä on virranut Tammerkoskessa ja varmaan aika monessa muussakin kanavassa tässä välissä. Olen saanut oppia kantapään kautta ja toisaalta olen saanut tosi paljon tukea alan ammattilaisilta. Tämä on kyllä tosi mielenkiintoinen maailma. Tämä ehkä kuvastaa sitä, että kukaan tässä maassa ei ole valmiiksi julkisen hankinnan tai sen puolen ammattilainen, että se vaatii tosi paljon opettelua. Minun intohimoni on tässä kohtaa jakaa omaa osaamista eteenpäin. 

Aki: Kyllä, eli autat muita julkisissa hankinnoissa?

Tomi: Kyllä. Tässä on vuosien varrella, kun ihmiset ovat kuulleet, mitä teen työkseni, porukka kysellyt apua. Olen sparraillut erilaisia yksittäisiä myyjiä ja myös yrityksiä. Varsinkin viime kevät sattuneesta syystä oli semmoinen kolaus, että toimintaympäristö muuttui firmoilla aika radikaalisti. Siinä kohti moni lähti etsimään uudenlaisia suuntia omalle myynnilleen. Paljon ollaan nähty näitä sähköisiä puolia, että tosi paljon ovat lisääntyneet verkkokurssit ja webinaarit, mikä on tietysti hyvä asia. Myös julkiset hankinnat yhtenä tosi isona osana ovat nousseet osalle mielenkiintoisena mahdollisuutena eteen. Siinä olen auttanut, ja nyt ruennut sitä paketoimaan vähän systemaattisemmin kasaan, ettei tarvitse kaikille laittaa perään sähköpostia, jossa on sattumanvaraisesti jotain aiheeseen liippaavaa. Nyt pystyy laittamaan valmista materiaalia suoraan jakoon. Tämä helpottaa minunkin työtäni, ja pystyn olemaan ehkä useammallekin ihmiselle avuksi.

Aki: Kyllä. Mikä näissä julkisissa hankinnoissa on, että miksi yritysten kannattaisi lähteä sinne puolelle tekemään kauppaa?

Miksi yritysten kannattaa lähteä julkisille puolelle tekemään kauppaa?

Tomi: Tietysti tässä on montakin hyvää syytä. Voit jossain vaiheessa minua toppuutella, jos innostun liikaa. Jos lähdemme perusajatuksesta, että pelkästään kotimaassa on 35 miljardin euron markkina, eli julkiset hankinnat. Tämäkin on puhtaasti arvio. Niitä on eri kanavissa niitä hankintoja. Kaikkia ei ehkä kirjatakaan siihen samaan, joten on vaikea ihan tarkkaa määrää arvioida. Virallinen arvio liikkuu noin 35 miljardissa eurossa. Mielestäni se kuulostaa äkkiseltään aika massiiviselta, mitä se myöskin on. Siellä on kaiken kattavaa kysyntää erilaisia tuotteita ja palveluita, joita julkisyhteisöt tarvitsevat oman toimintansa täydentämiseen tai tukemiseen. 

Kun viittaan viime kevääseen, markkinan tasaisuus on varmaan yksi juttu, mikä voi olla yrityksille erittäin hyvä. En ehdota, että dumpataan olemassa oleva liiketoiminta kokonaan pois portfoliosta, vaan pikemminkin päinvastoin, että otettaisiin siihen kylkeen myöskin julkisen sektorin myynti mukaan. Ihan sama, tuleeko meillä taantuma tai lama tai korona tai mikä tahansa, julkinen sektori joka tapauksessa ostaa edelleen. Monesti vielä elvytetään ja markkinaan pumpataan rahaa, jolloin ostot jopa lisääntyvät, kun samaan aikaan yksityinen sektori ja se myyntivolyymi droppaa, koska kaikilla on rahahanat kiinni. Eli tämä voi tuoda tietynlaista turvaa yritykselle. 

Riippuu yhtiön koosta, mutta pääsääntöisesti voi sanoa, että kertakaupat ovat suurempia kuin mitä ne yksityisellä puolella ovat, ja sopimuskaudet voivat olla pidempiä. Siitä semmoisen hyvän kivijalan voi saada, kokonaan uuden segmentin omalle yhtiölle, että kyllä tässä on tosi paljon hyviä puolia. Se ehkä tuntuu ihmisille vähän vieraalta, koska monesti siihen liitetään osittain vähän vääränlaisiakin mielikuvia, että se on tosi byrokraattista ja kankeaa ja näin poispäin. Minä suosittelen, että sitä kannattaa lähteä matalalla kynnyksellä kokeilemaan, jolloin näkee, onko se itselle paikka, jossa voisi markkinoita olla. Melkein rohkenen väittää, että suurimmalle osalle siellä voisi olla ihan tosi paljonkin kasvupotentiaalia. 

Aki: Minkälaisia hankintoja siellä on ollut ja mistä näitä löytyy, että voisi ensin lähteä tutkimaan?

Miten lähteä tutkimaan julkisten hankintojen markkinaa?

Tomi: Hankintoja on ihan laidasta laitaan. Voi olla tämmöisiä, mitä olemme tottuneet näkemään. Kaikki eivät välttämättä tarjoa lääkäripalveluja tai tämäntyyppisiä. Siellä voi olla ihan mitä tahansa, vaikka toiminnanohjausjärjestelmää tai autokyytejä, kattoremontteja, mitä ikinä. Se on tosi laaja se kirjo. Suosittelen ehkä ensimmäisenä, että jokainen menisi kurkkaamaan Hilmaan, eli www.hankintailmoitukset.fi. Tämä on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä portaali. Sieltä löytyy suurin osa julkisen puolen hankinnoista. Eilen kun kurkkasin, siellä oli reilu 800 kappaletta avoimia tarjouspyyntöjä. Niiden yhteisarvo oli 6,2 miljardia euroa. Se oli eilisen luku. Kyllä sieltä löytyy. Kannattaa mennä kahlaamaan ja katsomaan, onko siitä 6,2 miljardista eurosta jotain sellaista, mihin pystyisi itse osallistumaan.

Aki: Seuraava kysymys, mikä montaa yritystä mietityttää on, että ketkä sinne voi osallistua? Onko siellä mitään kriteereitä, että ketkä voivat osallistua kilpailutuksiin? 

Onko julkisissa hankinnoissa mitään kriteereitä, että ketkä voivat osallistua kilpailutuksiin? 

Tomi: Tietysti monessa kohtaa vaatimuksena on se, että yhtiömuotona on osakeyhtiö, mutta on tuolla tosi paljon niitä pienempiä hankintoja, joihin pystyy osallistumaan toiminimiyrittäjänä tai jopa kevytyrittäjänä. Tässä oli juuri hiljattain tuo Active Campaign -koulutus, mistä itsekin LinkedInin puolelle laitoin infoa sillä ajatuksella, että ihmiset ymmärtävät, että tässä pääsee tosi matalallakin kynnyksellä mukaan. Muuten perusvaatimukset, hankintayksikköhän sen sitten aina määrittelee, mitä vaatimuksia edellytetään tarjoajalta. Jos kyseessä on tosi iso hankinta, myös yritykseltä voidaan edellyttää, että yrityksellä on riittävästi kantokykyä eli riittävän paljon resursseja käytettävissä, jotta voi tästä selvitä. Talouden pitää olla kunnossa. 

Yleisesti ottaen jos mietitään, sieltä varmasti löytyy eri kokoluokan yrityksille erilaisia kilpailutuksia, joihin pystyy osallistumaan. Kannattaa käydä lukemassa ne tarjousdokumentit, joissa määritellään tarkemmin ne vähimmäisvaatimukset, jotka pitää täyttää. En usko, että sieltä tulee ongelmaa, etteikö yhtiö kelpaisi, koska lähtökohta on se, että verot on maksettu ja yrityksen toimivalla johdolla ei ole rikosrekisterimerkintöjä ja tämäntyyppisiä asioita. Ne ovat niin sanottuja perusjuttuja. Nekin toki tarkistetaan, mutta suurin haaste voi tulla joissain tapauksissa, jos pyydetään vaikkapa referenssejä aikaisemmista kokemuksista julkisen sektorin kanssa. Tämä voi olla suurin haaste sellaiselle yhtiölle, joka ensimmäistä kertaa tulee markkinaan. Siellä on tosi paljon myös sellaisia hankintoja, joissa tämmöistä ei edellytetä. Sen puolesta nimenomaan painotan, että kannattaa lähteä tutustumaan niihin, mitä siellä on tarjolla, ja sen jälkeen näkee, minkälaisia vaatimuksia siellä on. 

Itse rohkaisisin tekemään ranskalaisilla viivoilla itsellensä tai sähköisesti kirjaamaan ylös listan, minkälaisia asioita vaaditaan, mitkä asiat ovat jo kunnossa, ja sitten näkee, mitä vielä pitää korjata. Sen jälkeen pystyy tekemään analyysia, mitä itseltä puuttuu ja mistä sen täydentävän kokemuksen tai puuttuvan elementin saa hankittua. Referenssejä pystyy kyllä hankkimaan ilman kilpailutuksia julkiseltakin sektorilta. Niistäkin voin tarvittaessa kertoa itse lisää, koska se on omanlaisensa maailma ja vaatii pikkuisen perehtymistä. 

Aki: Kyllä. Varmaan pääjuttu on, että saa jalan oven väliin ja voi osallistua laajemminkin kilpailutuksiin ja saa sieltä lisää bisnestä?

Tomi: Se on tismalleen näin. Jos ajatellaan, että haluaa lähteä tutustumaan, tietysti meillä on vielä valtion hankintayksiköillä Hanki-palvelu olemassa. Ne ovat yleensä mahdollisesti isompia hankintoja, mutta erityisesti pienemmille firmoille www.pienhankintapalvelu.fi on sellainen, mistä voi käydä kurkkaamassa, mitä siellä puolella on tarjolla. Noista pienhankinnoista, niistä kaikki ei todellakaan tule mihinkään näkyviin, koska lainsäädännössä on tiettyjä euromääräisiä rajoja, joiden alapuolella olevia ei tarvitse kilpailuttaa. Saattaa olla, että niitä hankitaan suoraan sellaisilta toimijoilta, joita he hankintayksikössä tuntevat, eli kyselevät, kenellä olisi tarjota sitä, tätä ja tuota. Tämäkin alleviivaa ja on johdantona siihen, että vaikka julkisia hankintoja tulee tarjouspyyntöjen muodossa, se ei millään tavalla poista oman myyntityön merkitystä ja tärkeyttä, päinvastoin. Siellä on ihan samalla tavalla kuin yksityisessäkin markkinassa ihmiset vastassa, ja heille pitää käydä esittämässä, minkälaisia ratkaisuja niihin ongelmiin on olemassa. Sitä kautta on mahdollista saada omaa palvelua sinne paremmin tarjolle. Ehdottomasti kannattaa vain lähteä tutustumaan, että mitä kaikkea sieltä löytyy, jotta näkee, minkä kokoinen markkina omalle yhtiölle voi olla olemassa. Apua siihen kyllä sitten saa, jos muuten näyttää kiinnostavalta. 

Aki: Jos mietitään tilannetta, että on yritys, joka ei ole aikaisemmin osallistunut julkisiin hankintoihin, ja se menee vaikka Hilmaan ja löytää sieltä jonkin sopivan kilpailutuksen tai tarjouspyynnön, niin mitä siinä pitäisi lähteä tekemään askel askeleelta? Että tuolla olisi tuo, mihin voisi jättää tarjouksen. Miten se prosessi tästä etenee?

Miten tarjousprosessi etenee julkisissa hankinnoissa?

Tomi: Yleisesti ottaen se, mitä Hilmasta löytyy, yritän nyt pitää tämän selkeänä ja puhun siitä Hilmasta, eli siitä hankintailmoitukset.fi-sivustosta, niin siellä olevista tarjouspyynnöistä dokumentit yleensä löytyvät www.tarjouspalvelu.fi:n kautta. Se on toinen portaali. Hilmaan kannattaa täyttää tuo hakuvahti, jotta saa omaan sähköpostiin itseä kiinnostavia tarjouspyyntöjä, mutta sitten luomalla tunnukset tarjouspalvelu.fi:n puolelle pääsee tarkastelemaan niitä dokumentteja, joista äsken kerroin, että minkälaisia vähimmäisvaatimuksia siellä sitten on per hankinta. Sinne kun on ne tunnukset luonut ja näkee, mitä siellä vaaditaan, kannattaa käydä kohta kohdalta läpi se tarjouspyyntö. Siellä kerrotaan selkeästi, mitä ollaan hankkimassa, milloin pitää jättää dokumentteja, milloin voi jättää kysymyksiä ja mitä vaaditaan osallistuvalta taholta ja toisaalta siltä tuotettavalta palvelulta. Se on varmaan se ensimmäinen steppi. Sieltä pystyy tekemään omaa analyysia, että onko meillä kaikki kasassa, ja jos jotain puuttuu, mistä se saadaan, ja tarvitaanko apua ja mistä sitä saadaan. Tämä on varmaan se polku, jolla kaikkein helpoiten pääsee liikenteeseen. 

Aki: Eli täällä Tarjouspalvelussa jätetään se tarjous?

Tomi: Pääosin onneksi näin. Joskus muinoin kun aloitin, näitä lähetettiin paperisena versiona ja on siellä ollut CD-romia ja muistitikkuakin mukana ja mitä kaikkea vaatimuksia. Pääosin onneksi nämä nykyään pystytään jättämään täysin sähköisesti. Juuri tuo Tarjouspalvelu on se tyypillisin kohta, mihin ne palautetaan. Toki sitten, jos on pienempiä hankintoja, ne eivät välttämättä mene tuon kautta. Tuo on semmoinen tyypillinen kanava. Sen puolesta sisältö ja rakenne kannattaa käydä tarkastamassa, niin tietää suunnilleen, minkälaisia dokumentteja, nekin vaihtelevat hankinnasta riippuen, mutta että mitä siellä pääsääntöisesti kysellään ja minkälaisia kuponkeja pitää olla kunnossa, näkee sen logiikan, että miten se täytetään. Se on oikeasti tosi helppokäyttöinen, se on pakko sanoa.

Aki: Onko tähän itse tarjoukseen mitään hyvää check-listaa tai määrämittaa, minkälainen sen pitäisi olla?

Onko tähän itse tarjoukseen mitään hyvää check-listaa tai määrämittaa, minkälainen sen pitäisi olla?

Tomi: Perus nyrkkisääntö on tietysti se, että vastataan siihen, mitä kysytään. Siinä mielessähän tämä on suhteellisen helppoa. Yleisesti ottaen palvelukuvaus on sellainen, mitä pitää pystyä kirjoittamaan. Tämä voi muodostua ehkä ainakin alkuvaiheessa vähän hämmentäväksi, jos ei ole tällaista tehty aikaisemmin. Käytännössä aika seikkaperäisestikin kuvataan se oma palvelu, mitä se sisältää, miten prosessit toimivat ja näin poispäin. Siinä kannattaa tarvittaessa käyttää ammattilaisen apua vähintäänkin tarkistamaan se kirjoitus ennen kuin sitä pamauttaa maailmalle. Sinällään ne ovat monessa kohtaa sellaisia, mitä ei pisteytetä, mutta siellä voi olla myös laatuun liitettäviä juttuja, eli kerrontaa siitä omasta palvelusta, että miten se toimii. Niitä voidaan pisteyttää. Silloin se on vielä kriittisempää. Se kannattaa oikeasti kerätä kasaan. 

Ja se, mitä sanoin niistä ranskalaisista viivoista, eli mitä siellä periaatteessa kysytään ja vaaditaan, niin tämän kun tekee kerran huolella ja aina täydentää, kun menee seuraavan tarjouspyynnön pariin, niin niistä saa kerättyä semmoisen datapankin itselleen. Aina kun lähtee tekemään uutta tarjousta, ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen, vaan sinulla on sitten olemassa se oma tarjousdatapankki, josta pystyy poimimaan tarvittavat palaset uuteen tarjoukseen. Tällä säästää jatkossa tosi paljon aikaa. Ei ole hirveän monimutkaista loppujen lopuksi, mutta kuitenkin vaatii tarkkuutta. 

Ne muodolliset asiat, joita siellä vaaditaan, niiden pitää täyttyä. Muuten voi käydä kalpaten, eli tarjous hylätään pahimmassa tapauksessa. Sitäkään ei mielestäni kannata pelätä, koska jos tässä on uutena menossa markkinaan, ei välttämättä ole elämän ja kuoleman kysymys se yksittäinen kisa, mutta totta kai siitä lähdetään liikenteeseen, että ne kannattaa laittaa kuntoon.

Aki: Kyllä. Puhuit äsken pisteytyksestä. Ilmeisesti kuitenkin pisteytetään nämä tarjoukset ja hakemukset. Miten sitten ratkaistaan voittajat? Pystytkö tätä avaamaan vielä?

Miten ratkaistaan voittaja?

Tomi: Suurin osa hankinnoista on sataprosenttisesti hintakilpailuja. Silloin osallistuvan tahon pitää täyttää vähimmäisvaatimukset, mitä sitten ikinä onkaan määritelty. Siellä voi olla jonkin näköistä referenssivaatimusta. Jos se on isompi hankinta, siellä voi olla liikevaihtotaso, joka pitää yrityksellä olla. Kaikki, jotka ovat sen seulan läpäisseet, valinta tapahtuu puhtaasti hinnan mukaan. Oletetaan, että kaikilla on ikään kuin samanarvoista palvelua sitten tarjolla, joten valitaan puhtaasti hinnan puolesta. Tämä on aika suoraviivaista. Siitä nähdään numeroilla aika nopeasti, että firma X on tarjonnut tämän tähän hintaan ja on selkeästi halvempi kuin firmat Y ja Z. Valinta osuu sitten tietystä X:ään siinä tapauksessa. 

Mitä toivoisin itse näkeväni enemmän on, että meillä olisi sekä hinta- että laatuelementtejä. Niitä sitten painotetaan vielä vähän eri tavalla. Jos sanotaan, että hinnan painotus on vaikka 80 prosenttia ja laadun painotus on nyt sitten vaikka se 20 prosenttia, pisteitä tietysti tulee sitten sen mukaan. Periaatteessa tässähän ei välttämättä sitten halvin voita. Jos saa täydet laatupisteet, kalliimpikin hinta saattaa tulla valituksi. Niitä painotetaan sen mukaan, mikä on se valittu prosentti. Jos se on se 80–20, kuten tässä esimerkissä, tietysti hinnasta, joka on annettu, tulee sillä painokertoimella 0,8 ne pisteet ja laadusta 0,2. Siinä pitäisi olla aika räikeästi laadun parempaa, jotta hirveän paljon kalliimmalla kupongilla voisi voittaa, mutta että näitä yhdistelmiä on nähtävissä. Jos tämmöinen absurdi tilanne tulisi, että oltaisiin tasapisteissä, hankintayksikön pitäisi jo tarjouspyynnössä kertoa, kohdistuuko valinta tasapisteissä eniten laatupisteitä saaneen vai eniten hintapisteitä saaneen tahon puoleen. Olisi aika absurdia, että molemmat kategoriat olisivat tasapisteissä. Se vähän rupeaisi haiskahtamaan jo kartellilta. 

Aki: Mitkä ovat suurimpia virheitä, joita tässä voivat ensikertalaiset näihin julkisiin hankintoihin osallistuvat yritykset tehdä?

Mitkä ovat suurimpia virheitä, joita ensikertalaiset julkisiin hankintoihin osallistuvat yritykset tehdä?

Tomi: Varmaan edelleen, vaikka se niin hassulta kuulostaakin, yksi tyypillinen virhe on se, että jättää tarjouksen myöhässä. Se on automaattinen hylky totta kai. Jos jättö on sähköinen, se ei sieltä mihinkään liikahdakaan. Varsinkin, jos on tämmöisiä tarjouksia vielä, mihin pitää dokumentteja lähettää, kannattaa tosissaan miettiä, kuinka kauan posti kuljettaa sitä lippulappua. Tämä oli se suurin haaste jossain vaiheessa, kun havaittiin pieniä viiveitä jakelun osalta. Siinä tuli vähän tenkkapoota. Sitten pistettiinkin kuriiria matkaan. 

Toinen tyypillinen on sitten jokin muotoseikka, eli jos sinne vaikka pyydetään liittämään jotain liitteitä ja olet tehnyt tosi hienot palvelukuvaukset, mutta sitten et ole loppujen lopuksi sitä varsinaista dokumenttia sinne Tarjouspalveluun liittänytkään. Lähetät tyytyväisenä tarjouksen ja ihmettelet sitten, kun et tullut valituksi, vaan tuli hylkäys. Se on tietysti mahdollista. Pääosin toki Tarjouspalvelussakin se rupeaa herjaamaan, jos sieltä puuttuu pakollisia liitteitä. Mutta jos sinulla onkin siellä liitettynä palvelukuvauksen sijaan vaikka lomakuva, eihän se sitä tietenkään ymmärrä. Siellä on liite, ja that’s it. Se kannattaa tarkistaa vähintään niillä kaksilla silmäpareilla läpi, ensinnäkin se dokumentti, että se on asiallisesti kirjoitettu, että sieltä löytyy kaikki vastaukset siihen, mitä tarjouspyynnössä on kysytty, ja että ne on liitetty oikeisiin paikkoihinsa ja sitten, että se lähtee ajallaan eteenpäin. Siinä ollaan jo aika vahvoilla, aika monta juttua saatu blokattua pois. 

Muotoseikat voi olla tylsiä tietysti sinällään. Jos hankintayksikkö haluaa, he voivat antaa mahdollisuuden täydentää omaa tarjousta. Ei tokikaan hinnan puolesta voi tehdä mitään semmoisia muutoksia, mutta jos sieltä puuttuisi vaikka, että vakuutustodistus olisi pitänyt laittaa sinne ja siellä olisi vanhentunut dokumentti, heillä on mahdollisuus antaa lähettää sinne validi versio, ja ottaa mukaan kisaan. Minkäännäköistä velvoitetta siihen ei hankintayksiköllä ole, että sinällään siitä voi hylsy napsahtaa joka tapauksessa. 

Aki: Kyllä. Tuleeko mieleesi mitään meheviä tarinoita, että on jäänyt jokin iso tarjous jonkin liitteen päähän tai jotain tämmöisiä esimerkkejä? Tai ihan positiivisiakin esimerkkejä, milloin on voitettu?

Tomi: Ei oikeasti ole. Minun on pakko sanoa, että olen ollut aika isoissakin firmoissa töissä, viimeisimpänä kahdessa pörssiyhtiössä. Siellä aika harvoin nuo jäävät yksien silmäparien toiminnan varaan. Ei osunut omalle kohdalle, mutta sen tiedän, että jossain vaiheessa on käynyt sillä tavalla, että pisteytys on mennyt tasan, ja sitten hankintayksikkö on päättänyt, että asia ratkaistaan arpomalla. Tietysti ainakin häviävän osapuolen näkökulmasta se voi kuulostaa aika absurdilta, jos siellä on kolikkoa heitetty ja katsottu, että nyt valittiin firma X eikä Y. Tuosta jos haluaa lueskella, löytyy varmasti markkinaoikeuden ratkaisuista ihan mielenkiintoista iltaluettavaa, että miten asioita sitten kuuluisi ratkaista. 

Sinällään kaikennäköistä on nähty. Jos nyt mietin hankintaprosessin onnistumista, ne surullisimmat esimerkit ovat sellaisia, että palveluntarjoajat haluaisivat keskustella ennen kuin hankintaa aloitetaan tilaajan kanssa, että minkälaisia asioita nykymaailmassa on mahdollista markkinassa tuottaa ja mitä ei, jokainen omalta osaltaan. Siitä voi tilaaja tehdä omanlaisensa yhteenvedon ja miettiä, mikä on semmoinen, mitä kannattaa tässä markkinatilanteessa kilpailuttaa ja mitä ei. Jos ei sitten olla valmiita käymään sitä keskustelua ennen hankintaa ja laitetaan vain hirvittävä määrä jotain sanktioita tai muita sinne, ja sitten on 100 prosenttia hintakilpailu, se voi karsia tosi paljon osallistujia. Ja jos nyt sitten vaikka vahingossa sen sattuisi voittamaan, se ei välttämättä ole ehkä mikään jackpot, että se voi olla tosi hankala se sopimuskausi. 

Vaikka ei ole hilpeimmästä päästä esimerkki, niin mitä minä ainakin toivoisin, sen takia painotan oman myyntityön roolia tässä, että sitä vuorovaikutusta olisi tilaaja-tuottajan kanssa jatkuvasti, ettei olla sitten semmoisessa tilanteessa, että tilataan sellaista, mikä oli kaksi tai viisi vuotta sitten kuranttia kamaa. Maailma muuttuu. Että myöskin se hankkiva osapuoli on tietoinen, mitä nyt kannattaa ostaa. Se ehkä näissä tyypillisesti on semmoinen, mihin saatetaan törmätä. Oletus on ehkä se, jos nyt karrikoidaan, että viisaus asuu yhdessä päässä ja ei tarvitse auttaa. Ne ovat semmoisia, missä voidaan tulla törmäyskurssille. 

Aki: Kyllä. Puhuit myös sopimuskausista ja sanktioista? Jos uusi yritys, pitääkö heillä olla ihan lakimies siellä? Onko siellä mitään, mitä pitäisi ottaa huomioon, jos he voittavat jonkin kilpailutuksen?

Tarvitaanko lakimiestä / juristia kilpailutukseen?

Tomi: Taas palataan tarjouspyyntöön, eli kannattaa lukea huolella läpi, mihin oikeasti sitoudutaan. Sitten siellä on nimihirviöitä kuten JYSE, julkisten hankintojen sopimusehdot. Se on oma valmis pumaskansa, mihin monesti viitataan. Siellä on niitä sopimusehtoja tarkemmin, missä määritellään vastuita tilaajan ja tuottajan välillä. Pääsääntöisesti, jos sinulla on toimiva palvelu, jota oikeasti pystyt tuottamaan sen mukaan, mitä tarjouspyynnössä lukee, aika safetyssä ollaan. Tietysti riippuu tosi paljon, että mitä ollaan hankkimassa. Hirveän yleispätevästi ei voi sanoa. Totta kai niissä on aina riskejä. Sanktio yleensä liittyy siihen, että palvelun laatu ei ole sitä, mitä on tilattu, tai määrä ei täyty. Mikä tahansa viivästys tai tämän tyyppinen voi aiheuttaa sanktioita. Ne kannattaa laskea ne riskit ihan samalla tavalla, kun taas kerätään sitä datapankkia, miettiä, että tämän kyseisen hankinnan osalta, mitkä ovat yhtiömme riskit ja mitkä voivat realisoitua. 

Tarvittaessa, varsinkin jos mennään vähänkin isompiin hankintoihin, mielestäni kannattaa ottaa juridista apua vastaan. Se on kuitenkin aina se kolikon kääntöpuoli. Kyllä se riskipuoli kannattaa käydä tarkasti läpi, ettei tarvitse sopimuskauden aikana olla ihmeissään. Jos sieltä yritettäisiin sopimuskauden aikana rimpuilla ulos, sieltä voi laueta jotain vahingonkorvausta tai muuta vastaavaa, mikä aiheuttaa haittaa tilaajapuolelle. Kyllä ne kannattaa käydä läpi, mutta ei näistä kannata pelästyä. Että on huolellinen kaikissa tämän prosessin vaiheissa ja tarkastaa, mitä siellä lukee, koska jälkeenpäin ei pysty niitä ehtoja muuttamaan. Käytännössä kannattaa lähteä siitä ajatuksesta, että se, mitä siellä lukee, on niin sen sopimuskauden ajan. Ei ainakaan luo sellaista illuusiota itsellensä, että neuvotellaan sitten myöhemmin näistä asioista. 

Aki: Elikkä huolellinen taustatyö tässäkin, että katsoo kaikki asiat huolella, mitä näissä lukee. 

Tomi: Tismalleen näin. Sillä pääsee tosi pitkälle. Totta kai ymmärrän, että pienellä yhtiöllä voi tuntua tosi arvokkaalta vaikkapa juristin käyttäminen tämmöisessä yhteydessä, mutta sitten taas jos mietitään yksittäisen hankinnan, jos se voitetaan ja siellä on muuten kaikki kunnossa ja halutaan tehdä tuommoinen riskitsekkaus lakimiehen kanssa, niin jos upside on vaikka saada lisää myyntiä saman verran kuin aikaisemmin vuoden liikevaihto on ollut, melkein sanoisin, että kannattaa ehkä ottaa se ammattiapu vastaan siinä kohtaa, koska siinä on niin paljon voitettavaa loppujen lopuksi. 

Aki: Kyllä. Loppuun voisin kysyä vielä, miten voisi parantaa omia mahdollisuuksiaan voittaa näitä kilpailutuksia? Jos jokin yritys lähtisi ihan nollista, pystytkö yhteenvetona vetää tämän prosessin, että mitä siinä kannattaa huomioida?

Miten voi parantaa omia mahdollisuuksiaan voittaa näitä kilpailutuksia?

Tomi: Ihan ensimmäisenä, totta kai varsinkin vaikeina aikoina nyt täällä heilutellaan siniristilippua ja itsekin tietysti toivon aina, että kotimaista palvelua ostetaan mahdollisimman paljon ja myöskin tarjotaan sitä julkisiin palveluihin tai hankintoihin. Sitä taustaa vasten pelkästään, että on suomalainen, ei kenenkään kuulu pärjätä. Ensimmäisenä katsoo, että oma tuote tai palvelu on kunnossa, että se on kuranttia kamaa, jonka jälkeen sinulla on ikään kuin oikeutus siitä järkevää rahaa pyytää. Tämänhän pitäisi olla tietysti perusjuttu, mutta sitten, että istuuko se sellaisenaan esimerkiksi sille julkiselle loppukäyttäjälle. Tätä kannattaa tarkastella. Siinä mielessä voi olla jossain tapauksissa fiksua pilotoida sitä omaa palvelua jonkin julkisen toimijan kanssa, jolloin saa paljon arvokasta dataa, että onko siellä jotain elementtejä, jotka tarvitsevat vielä muokkausta tai viilausta, että on oikeasti valmis niihin kisoihin osallistumaan. 

Ja sitten tietysti se, että kyllä se kannattaa katsoa se oma kulurakenne. Jos ne hintakisoja ovat, niin kuin ne monesti ovat, niin se, että ei tässä kuitenkaan hyväntekeväisyyttä tehdä. Kyllähän sieltä pitää kate jäädä, eli mitä paremmin se kustannustehokkuus on mietitty ilman, että laatu kärsii, sitä vahvemmilla tuossa varmastikin on. Semmoinen perusajatus on hyvä pitää mielessä, että aina kun eurolla myyn, vastapuolikin mahdollisesti säästää jotain tai saa vastaavasti jotain lisää sillä. 

Tämä kaikki kulminoituu mielestäni siihen, että tehkää omaa henkilökohtaista myyntityötä suoraan sinne potentiaalisille asiakkaille. Sieltä Hilmasta käy katsomassa, keitä ne potentiaaliset asiakkaat voisi teidän yhtiölle olla. Jos ne ovat kuntia tai vaikka sairaanhoitopiirejä vai oppilaitoksia vai mitä, niin kohdentaa sitä omaa myyntiä sinne, missä potentiaalisesti sitä kysyntää omalle tuotteelle tai palvelulle on. Sen myyntiprosessin kautta oppii todella paljon ja pystyy myöskin viilaamaan omaa tarjoamaansa sellaiseksi, että se on mahdollisimman helppoa myydä julkiselle. Sitä kautta voi aueta pilotointimahdollisuuksia. Se voi antaa taas niitä referenssejä. Tämä on kuin pallo, että kannattaa aloittaa nyt siitä aktiivisesta myyntityöstä. Toki jos sieltä valmiiksi löytyy tarjouspyyntöjä, joihin pystyy vastaamaan, toki niihin kiinni.

Aki: Mitä sain tästä irti, eli ennakkoon olla yhteydessä, jos on sopivia hankkijoita, jotka voisivat olla asiakkaita?

Tomi: Juuri näin. Myyntiä, myyntiä, myyntiä. Sitä tämä työ on joka tapauksessa, vaikka ne lopulta tulevat sinne tuommoisena hankintana, johon kaikki voivat osallistua. Kyllä varmasti on itselle hyvin silmiä avaavaa, kun sitä myyntityötä tekee ja käy niitä keskusteluja hankintayksikön kanssa. Pomminvarmasti on vahvoilla sen jälkeen. 

Aki: Tämä oli hyvä vinkki tähän. Onko sinulla suositella vielä tähän loppuun jotain hyvää kirjaa tai kurssia aiheeseen liittyen, että miten tästä voi oppia lisää, että voi voittaa niitä kilpailutuksia?

Tomi: Olen vähän itsekin tämän kanssa tuskastellut. Kuten sanoin, tässä on kokeilemalla ja kantapään kautta oppinut ja toki saanut tosi hyvää sparrausta alan osaajilta. Sanotaan, että kirjallisuuden osalta ja myös mitä olen tässä katsellut, sen opetustarjonnan osalta ne tosi paljon keskittyvät sinne hankintalakiin. Totta kai se on tärkeä asia ja siitä pitää olla perillä, ainakin pääkohtien osalta, mutta tarjontaa on tosi niukalti. Siinä mielessä minulla ei suoraan ole sellaista, että mene ilmoittautumaan tuonne, sieltä löytyy. Tästä taustasta olen itse lähtenyt sitä kasaamaan viime kevään jälkeen, ja itse olen nyt julkaisemassa nimenomaan tästä tulokulmasta verkkokurssia tässä syksyn aikana, eli sitä ajatusta, mitä yhtiön pitää missäkin vaiheessa tehdä. Tämä on se tulokulma. Toki siellä viitataan niihin pakollisiin, hankintalakiin ja muuhun, mutta siitä täysin nollasta julkisiin hankintoihin tulevan yhtiön näkökulmasta olen itse rakentanut pientä polkua, mistä sitten on toivottavasti apua. Se on tulossa tuossa kyllä sitten pihalle. Kannattaa nyt tietysti ihan käydä Googlesta katsomassa, jos löytyy sellaista omiin tarpeisiin. Jos hankintalakikoulutusta kaipaa, niitä löytyy kyllä pilvin pimein. 

Aki: Kerrotko vielä, mistä saa lisää tietoa?

Tomi: Ensisijaisesti toivoisin, että kontaktoitte ihan rohkeasti LinkedInissä, eli Tomi Väätäinen. Sieltä postailen aina ajankohtaisia asioita. Minulla on kotisivut, että sieltä kannattaa käydä ilman muuta kurkkaamassa lisätietoja ja tilailla uutiskirjettä, niin saa suoraan hopeatarjottimella hyviä vinkkejä omaan sähköpostiin. Tämä www.saless.fi on osoite, mistä löytyy lisätietoa. 

Aki: Lisätään se tähän podcastin tietoihin. Kerrotko vielä tähän loppuun yhden konkreettisen vinkin, mitä voisi lähteä viemään heti käytäntöön tästä podcastista?

Tomi: Hyvä. Tämä on erinomaisen hyvä kysymys. Yritän pitää tämän todella tiiviinä. Oikeastaan pari juttua. Menkää Hilmaan. Tehkää sinne tunnukset hakupalveluun. Sama homma Tarjouspalvelu-puolelle, elikkä www.hankintailmoitukset.fi, www.tarjouspalvelu.fi, molempiin menkää ja tehkää hakutoiminnot. Sitten tietysti tuo äsken mainittu loistava sivusto, niin käykää sieltä lataamassa itsellenne ilmainen johdanto, niin saatte ainakin meikäläisen kertomana sen peruspolun, josta pystyy arvioimaan, onko tässä jotain kiinnostavaa meidän firmalle vai ei. 

Aki: Kiitoksia. Nämä olivat hyviä vinkkejä. Saa lähteä tekemään sen ensimmäisen stepin, että tutkii, mitä sieltä löytyy, tekee tilin ja laittaa hakuvahdit päälle, jos sieltä jotain kiinnostavia tulee. Sitten sinun sivulta oppaan muodossa katsoo, että mitä siellä pitää ottaa huomioon. 

Tomi: Se on juuri näin. Sillä pääsee ihan varmasti hyvin alkuun. Sitten voi puntaroida, minkälaisia seuraavia steppejä tarvitsee ottaa ja tarvitseeko niihin apua. Siitä on hyvä lähteä liikenteeseen.

Aki: Kiitos, Tomi, kun pääsit mukaan tähän podcastiin. Nämä olivat tosi hyviä vinkkejä julkisiin hankintoihin liittyen.

Tomi: Kiitos paljon. 

Aki: Lisää kuunneltavaa löydät www.bisneskasvuun.fi/podcast sivulta

Tilaa podcast:

Lataa tekstiversio PDF:nä ja liity uutiskirjeen tilaajaksi

Yksityisyys: Vihaan roskapostia yhtä paljon kuin sinäkin ja lupaan pitää tietosi 100% turvassa. Liittymällä sähköpostilistalle hyväksyt Tietosuojaselosteen